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【経理事務改善提案 No.11〜No.13】 ◆No.11 管理するものを必要最低限にする ＜柳町＞
管理するものが多いと仕事が増えてしまいます。 たとえば・・預金通帳がやたらと増えてしまっている会社があります。しかし、それらの通帳の中には動きかほとんどなく、年２回の利息が計上されているのみという通帳もあるようです。 動きがほとんどない預金口座も銀行ごとに記帳をして管理していかなくてはなりません。 長い間動きのない預金口座は解約し、また、取引上必要のない預金口座は出来るだけ必要最低限にまとめて、毎月の各銀行口座の管理作業を減らします。 同じ処理は一括して行う 社外に影響がでない社内用の経理処理は、簡単に合理化できることがあります。 たとえば・・社員の出張交通費などの少額な経費の精算は、毎日行うのをやめ、毎月一定の日を決めて（社員本人に集計したものを提出してもらい）１０日とか２週間に１回の精算に移行すると社員と経理担当者の両方で手間がかかりません。 また、出張旅費などの精算をその都度、二千円から四千円の単位で社員の通帳へ振込みを行っている会社もありますが、こんな場合は、毎月の給料と一緒に銀行振込にすれば、一度で処理ができ効率がよくなります。（いずれも、社内の協力体制が大切です。） ◆No.12 ＜村山＞
企業によってもそれぞれ異なりますが、経費削減という側面から考えてみると無駄をなくすという事が必要だと思います。例えば一般家庭だと当然水道光熱費があげられますが、使用しない時はコンセントをぬく等の待機電力の削減、又、これから冬シーズン到来で暖房費が重みますが温度設定で、できるだけ最低必要限度までにする等があります。 他にお客様との信頼関係の面があげられますが、主なものに年賀葉書等があります。それとは別に売上（商品購入）後のお礼、修理等のアフターサービスの実施の葉書等も先方にはうれしい頼りがいのある好印象を与えられると思われます。煩わしくなく、困った時にいつもいてくれる様な存在感のある会社を皆が望んでいるのではないかと思います。 広告代は一般的に高額になってしまいますが葉書等の気配りは広範囲の地域へのメリットはない替わりに大きな信頼関係への第一歩かと思います。 ◆No.13 ＜倉島＞
外出する機会が多い仕事の場合、業務連絡や顧客との連絡がスムーズに行かないことが多く発生するが、現代社会はインターネットや携帯電話など上手に利用し、内外との連絡を迅速にし顧客のニーズに答える必要がある。 どこにいても会社や顧客との連絡が取れるように、従業員（営業・顧客を持っている社員など）は携帯電話を所持する。携帯電話は会社名義（法人向けの基本料金割引を利用するとよい）のものを使用し休日は会社に返還する。 携帯電話を利用する会社のメリットは、顧客が安心していつでも担当者と連絡が取れ、連絡待ちが少なくなり信頼性が高まる。 業務連絡も、メールを利用すると場所を選ばず行うことができる。 【経理事務改善提案 No.14〜No.17】 ◆No.14 ＜宮入＞
パソコンで入力できるものは、担当者ごとに処理する。できるだけ帳簿に記入する手間をはぶく。帳簿もできるだけ少なくして伝票の整理をきちんとする。 会計事務所に定期的に回ってもらい、経理のアドバイス、伝票管理など手伝っていただく。 ◆No.15 ＜国実＞
・先日TVでIP電話のニュースをやっていました。農協関連の会社が、この電話にしてから電話料が年間かなり節約できたそうです。 ・とにかく節約するのみです。経費を節約する以外ないと思います。 ◆No.16 ＜新井＞
・機械化することにより・・・作業時間が短くなる。科目別のデータが見やすい。前年の資料が画面で見れる。 ・通帳を分ける・・・売掛金が振込まれる売上専用と仕入先への支払、経費（口座引落し）の支払専用にしておくと都合がよいのでは。 ・1ヶ月・1年の流れを把握しておく・・・流れを把握していると事前に準備ができる。その場になりバタバタして結局ミスをしてやり直しする事に、ムダな時間をかける事になる。 ・「開かずの間」を作らない・・・○○○関係の資料はこの棚と決めておけば、きちんと整理ができる。ただし使わない資料や古い資料は定期的に処分していかないと「開かずの間」のスペースが増える事に。 ◆No.17 ＜坂田＞
経理の仕事に携わる人は、経理に関してスペシャリストであるとともにいろいろな面で勉強が必要と考えます。経営状態の分析や今後の会社経営を向上させていく為のアドバイス。経費削減に関する具体的な提案等もできるようなコンサルタント的役目をはたせたらと思います。 |
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